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圆明园的行政管理部门在处理日常事务上，并不会比其他重要的政府部门更有效率。让皇帝和皇室成员在园里居住时感到舒适，必然是最优先的关注，日常事务更是非常琐细繁重。除了管理财政和监督工程之外，还要负责给新完工的建筑物取名和维护园内的设施。加强园里的安全、调查事故，以及把各种文件归档也是职责所在。行政管理部门也要负责执行礼仪，例如规定内外官员应如何表达谢主隆恩。圆明园兼并了绮春园和长春园之后，立刻碰到来自万泉河的淡水供应不足问题。园里的主事者为了解决这个问题，着手进行新水道工程的计划，把位于玉泉山下的大蓄水池─昆明湖─的水引进园里。29

在所有行政管理的任务当中，以工程的监督最为劳累，因为园内的工程事实上从来没有真正停止过。园里的很多主事者确实都要承受这份负担。他们要看管财务的运作、监督工人，以及签收之前核查所负责的项目，每一项都是冗长而难以确定的程序。园工之重要导致一个名叫“督催所”的特殊机关创立，以便监控所有送到园内的文件和准时递交清算好的账目之手续。既定的规定是，任何超过一千两白银的账目都要在一个月内清算，超过一万两白银的账目要在两个月内清算，更大金额的账目要在三个月内清算。这个机关要求所有的申请表、清单和账目都先向其办公室登记，以确保在期限之前能完成清算的工作。30

圆明园的行政管理层亦有其自己的销算房去估算支出。举例来说，这个部门在执行一项工程时，有责任在十天之内决定金额和材料两大项目的估价，然后把结果送到督催所做登记。31假设工程密集的话，这个部门的工作量就会增加至难以负荷的程度，所以1777年就制订了一个简化程序的办法。此后，只需要一个计划经过档房送到督催所，也就是说在议定具体事情之前不必到督催所去登记。遇到紧急情况时，申请人可以提出由自己签署的计划，同时办理必需的官府手续。32

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圆明园内的器皿库

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器皿库旨在保持园内物质供应线的畅通。库中储存了大量可以用在日常琐事上的供应品，包括纸张、扫帚、蜡烛、灯笼和火药等小物品。供应品的申请无论数量或质量，都必须要事先得到批准，才可以取得；不过，很少会不被批准。例如在1752年这一年中，档房从器皿库那里取得6300张纸、60枝毛笔和16盎司（约454克）的墨。同一年，大宫门取得270把大小不同的扫帚、27个畚箕和13枝大大小小的鸡毛掸子。在文源阁完工之前，就已经需要62把扫帚、25枝掸子、42个畚箕和50码（约46米）的布。在“鸿慈永祜”里的“安佑宫”，每天要消耗磅（约公斤）的木炭和13磅（约公斤）的木柴，以确保所有茶壶的温暖。33这些少数例子透露出，供应圆明园内好几百个单位，消耗的物品数量是极其惊人的。乾隆皇帝曾注意到过多的日常供应品，甚至浪费，他因而于1757年指示，要适度减少分配到圆明园内各处的煤炭和木柴。34

圆明园的行政管理部门毫无疑问十分认真对待园内的安全措施，防火这一项就是最重要的安全措施之一，因为园内的建筑物大都是木造的。光是长春园一处就配备了75个巨型的激桶作为灭火之用。每年春秋两季固定要举行认真的救火演练。35然而，尽管安全措施非常严密，火灾意外仍然不时会发生。36

不让没有得到许可的人接近圆明园也是这座皇家宫苑必要的安全措施，所有在园里生活的人因而都要受到严密的控制。内务府任命的总管太监，在他园内的办公室里保留一份所有园内人员的个人档案资料，包括每一个在圆明园内生活和工作者的外貌特征，这些措施很明显是要防止陌生人或未经许可的人潜入园内。当来自各省的贡品送至园内的时候，在贡品获得批准通过河道到达指定陈列的地方之前，总管太监的职责是要先对所有贡品做彻底的检查。37

在1749年一个平常日子里，乾隆从他的御舟上岸时，巧遇一名司法官员和他的一群亲属在一起，但亲属是不应该在禁地出现的。这个安全疏失被乾隆看到，让维护安全的人员极为难堪。圆明园的行政管理部门就在第二天规定：除了少数极有威望的亲王和大臣可以获准携带两名随从之外，其他人等都不能有这项特权。园方请进来工作的一般百姓，诸如农民、工匠和大夫，都要预先呈报他们的姓名，以便做最细密的检查。这些人进入园内之前，都先要在大门口集合，并接受点名。38